Mein Tag hat 24 Stunden und die Woche 7 Tage. Also im Grunde nicht mehr als bei allen anderen auch und doch fühlt es sich manchmal nach mehr an. Warum ist das so?
Tag ein Tag aus habe ich verschiedene Rollen zu bedienen. Ich bin Mutter, Ehefrau, Freundin und ganz nebenbei Selbständig.
Jede dieser Rollen bedarf meiner vollen Aufmerksamkeit und nicht immer gelingt mir der Spagat zwischen privatem und geschäftlichem. Beides hat sich über die Jahre zum Teil vermischt, vieles hat sich auch verändert. Persönliche Neugier und fast täglich neue Ideen, die mir durch meinen Kopf schießen, haben es für mich notwendig gemacht, mich zu fokussieren, mich gut zu organisieren, um zwischen all dem nicht unterzugehen oder gar zu verbrennen.
Da ich oft gefragt werde: „Hey, Marjeta, wie machst Du das eigentlich alles?“ wollte ich einmal aufschreiben wie ich meinen Tag, meine Woche, das Jahr, organisiere.
Es ist bestimmt nicht DER einzig richtige Weg um mit seinen eigenen Ressourcen achtsamer umzugehen aber vielleicht ist es doch, für den einen oder anderen, eine Anregung dabei die übernommen werden möchte.
Zeit ist Geld
Als ich mich vor bald 9 Jahren selbständig gemacht habe musste ich einen Businessplan abgeben um den Gründerzuschuss zu erhalten.
Diesen Businessplan mit Privater Finanzsituation, Betrieblichen Kosten, Umsatzplanung, Liquiditätsplanung und Rentabilitätsvorschau, führe ich seitdem Monat für Monat, Jahr für Jahr, weiter. Kein Scherz. Da bin ich wirklich konsequent.
Ich setze mir ein Jahresziel dass ich erreichen möchte, breche es auf die Monate herunter und bin ganz ehrlich wenn es darum geht bereits im Voraus 0 Euro Monate einzutragen weil ich davon ausgehe dass nach den Sommerferien nicht gleich das Geld in derselben Menge rein kommt.
Dann breche ich diese Monatsziele auf Stunden pro Monat, runter. Und sehe dann wie viele Stunden ich pro Tag arbeiten darf, um mein Ziel zu erreichen. That´s it.
Ich kann offen und ehrlich sagen: Das entspannt mich ungemein. Denn aus diesem wagen „Ich müsste doch mehr…“-Gefühl, wird ein „Ich muss gar nicht“-Fakt.
Buchhaltung und Steuern
Die meisten Selbständigen dürften es kennen. Mit jeder Rechnung und der ausgewiesenen Mehrwertsteuer, hält auch das Finanzamt die Hand auf. Das bedeutet für mich, dass ich jedes Quartal meine Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben und natürlich auch überweisen darf.
Dafür nutze ich seit vielen Jahren die BUHL – Mein Büro Buchhaltungssoftware (kostenpflichtig).
Hier erfasse ich meine Einnahmen und Ausgaben. Hierüber werden meine Rechnungen erfasst und ich sehe recht schnell ob ein Kunde in Verzug ist. Meine Einnahmen und Ausgaben werden automatisch, durch die Verknüpfung mit meinen Bank-Konten, erfasst. Ich sehe was ich mir zurücklegen sollte um die Umsatzsteuer-Voranmeldung bedienen zu können und schlussendlich stoße ich hier auch jedes Quartal direkt den Elster-Versand an das Finanzamt an.
Organisation im Alltag
Bei all der Zahlenschubserei gibt es dann natürlich Tage an denen das Geld verdient werden will.
Ich weiß jetzt, durch meinen Businessplan, wie viele Stunden ich am Tag arbeiten muss um mein Ziel zu erreichen.
Jetzt kommt mein Privatleben dazu. Das steht meist täglich bis 7.30h und dann wieder ab 14.30h auf der Matte.
Da heißt es sich gut zu organisieren, denn ich persönlich habe für mich entschieden dass ich für das eine ODER andere, voll und ganz da sein möchte und es mich auf Dauer wahnsinnig macht wenn ich hier zum jonglieren anfange. Das heißt auch, dass bis auf Business Events oder eher privaten Treffen mit Kollegen, mir meine Abende und Wochenenden „heilig“ sind.
Mein Arbeitstag
Wie sieht das nun konkret in der täglichen Umsetzung aus?
- Von 7.30 – 10 Uhr werden Emails beantwortet, Kleinigkeiten für Kunden erledigt, Social Media Kanäle bedient, Rechnungen geschrieben.
- Von 9 – 10 Uhr habe ich meine festen Sprechzeiten.
Hier gehe ich ans Telefon wenn es klingelt, meist finden hier auch virtuelle Beratungstermine statt. Ansonsten nur nach Terminvereinbarung und das Telefon ist ab da auf stumm geschaltet.
Auf meiner Website habe ich das ganz klar kommuniziert. Erstkontakt per se, per Email. - Von 10 – 13 Uhr wird an EINEM Projekt gearbeitet.
- Ab 13 Uhr wird Pause gemacht, Emails beantwortet, Kleinigkeiten für Kunden erledigt.
- Ab 14.30 Uhr ist Feierabend.
Mein persönlicher Office Tag
Seit Jahren hat sich bei mir der Freitag als Production Day etabliert.
Dieser Tag gehört nur mir alleine. An diesem Tag werden Ideen gesponnen, die eigene Website aktualisiert, Blogbeiträge geschrieben, sich mit Netzwerk-Kollegen getroffen, Organisatorisches erledigt.
Die Kunden-Projekte haben an diesem Tag Pause. Selbst Kunden-Emails werden, außer es brennt, erst am nächsten Werktag beantwortet.
Verbindlichkeiten
Die Kunden wissen immer ganz genau wann ich mich an ihr Projekt setze. Dazu „tackte“ ich sie in meinem Google Kalender ein und gebe diese Info an den Kunden weiter. Da ich gerne zu dem stehe was ich sage ist für mich dieses eintackten ziemlich „verbindlich“. Die Kunden können sich darauf verlassen.
Sprich ich nutze einen Google Kalender bzw. mehrere. Einen für Privat (gemeinsamer Familienkalender) und einen für mein Business. Hier trage ich die Projekte, Telefontermine und ToDos ein.
Immer mein Ziel vor Augen, sehe ich recht schnell wie ausgelastet ich bin und wo noch Termine frei sind.
Zeiterfassung
Tagtäglich habe ich kleine und große Projekte zu betreuen. Manches dauert nur fünf Minuten, manches mehrere Stunden.
Es mag sich nach außen befremdlich lesen, nur selbst fünf Minuten bedeuten für mich fünf Minuten die in Summe auch eine Stunde ergeben können.
Diese fünf Minuten sind meine Arbeitszeit und warum sollte ich diese nicht auch abrechnen dürfen?
Es gibt viele Tracking Möglichkeiten auf dem Markt. Ich habe mich für das kostenpflichtige TimePunch ONE entschieden.
Mit diesem Tracking Tool, dass als Software installiert wird und damit auch offline funktioniert, kann ich Kunden, die dazugehörigen Projekte und Tätigkeiten, anlegen.
An meinem PC, rechts unten, habe ich immer einen „TimePunch Watcher“, über den ich, mit wenigen Klicks, Kunde, Projekt und Tätigkeit auswählen und über den Start – Stop – Pause Button die Zeit erfasse kann. Am Ende kann ich dieser einzelnen Zeiterfassung noch eine kurze Notiz hinterlegen.
Zur Rechnungserstellung gehe ich dann in die TimePunch Software und lasse mir die einzelne Kundenberichte ausgeben. Diese werden dann, zusammen mit der Rechnung, im Kundenordner abgelegt.
Zeitersparnis durch virtuelle Meetingräume
Das digitale Leben muss das reale Leben nicht unbedingt ersetzen aber es kann eine wunderbare Ergänzung sein.
In dem, was ich anbiete, reicht es oft aus wenn ich mich gemeinsam mit dem Kunden vor den PC setze.
Früher ging das nur über ein gemeinsames Zusammenkommen. Da ich selbst keinen Meetingraum habe, endete es meist am eigenen Küchentisch oder mit viel Glück im Meetingraum des Kunden. Es war eine schöne Zeit, ohne Zweifel und hin und wieder treffe ich meine Kunden und Kollegen auch im Real-Life, allerdings wesentlich seltener als Früher. Es rechnet sich einfach nicht für einen 1 Stunden Termin, 1 Stunde in der S-Bahn oder mit dem Auto, unterwegs zu sein.
So nutze ich seit längerem die kostenpflichtige GoToMeeting Pro Software.
Damit lässt sich schnell und unkompliziert ein Meetingraum mit bis zu 25 Personen organisieren. Webcam, Bildschirmübertragung und Aufnahmefunktion, alles dabei.
Der Kunde und ich, haben keinen Fahrtweg, die Termine können früher beginnen und die Zeit wird wesentlich effektiver für das gemeinsame Projekt genutzt.
Mitten drin in der digitalen Transformation
Final
Ich könnte jetzt noch ewig weiter schreiben über Deep Work, Inbox Zero und Prioritäten setzen. Freiräume schaffen, die Definition von Wunschkunde und der Kraft des konkurrenzlosen Netzwerkens. Neugierig & Offen bleiben.
Am Ende wollte ich nur zeigen welche Möglichkeiten und Tools ich persönlich nutze um meinen persönlichen Alltag mit all meinen Rollen, besser zu wuppen und um leistungsfähig zu bleiben. Schließlich will ich das noch ein paar Jahre machen und meine Kunden wollen das bestimmt auch. :-D